ניהול דיון – האומנות של להשתיק אנשים כדי שישמעו אותם

להנחות דיזיין ספרינט, פגישה, או סדנה זו משימה קשה. אתם צריכים גם לשלוט במתרחש וגם ולהשיג מטרות. אתם צריכים לשמור על אנרגיות גבוהות בחדר ולהישאר מרוכזים לאורך כל התהליך. בשביל להשיג את האיזון בין אנרגיות חיוביות וריכוז גבוה, תצטרכו ללמוד איך להיראות בעלי סמכות וביטחון עצמי ובו זמנית גם נינוחים ואמינים.


המנחה, כמו גנן, חייב לטפח את האדמה כדי לעודד צמיחה. הוא חייב ״להנחות״ את התוצרת שלו בכך שהוא מזין את האדמה - הוא שותל את הזרעים אבל הם צריכים לעשות את העבודה של לנבוט ולגדול. המנחה צריכה לטפח סביבה אופטימלית שאפשרת לצוות לבטא את עצמו. 


איך להתחיל את הפגישה

השלב הראשון להצלחת הדיון הוא לזכות באמון של הצוות. יש להתחיל כל דיון בתיאום ציפיות לגבי מה שעומד על הפרק. כדאי להיות כמה שיותר ישירים וברורים לגבי התוצרים המקווים, כך שהצוות לא יופתע משום דבר. מומלץ לעשות סבב של בירור עם כל חברת צוות לגבי מה הם היו רוצים להשיג בדיון ולבקש מהם לתעדף (אם היית צריכה להשיג רק את אחד מהדברים שציינת, מה הוא היה?) ולרשום את התוצאות על הלוח. לבסוף, לבקש מהדמות הניהולית הבכירה ביותר לדרג את היעדים. כך תוכלו לכוון את הדיון לתוצאות ברורות. אפילו אם אתם מנחים סדנה מובנית, חשוב להתחיל בתיאום ציפיות מסודר ולוודא שהיעדים נמצאים מול העיניים של המשתתפים.
דרך נוספת לקבל את האמון של הצוות היא להראות דוגמאות לתרגילים קודמים שלקחתם בהם חלק. בנוסף, תוכלו לתת דוגמאות למה אתם הייתם כותבים או עונים בתרגיל ספציפי שעליו עובדים, כך שתיראו אמינים ומנוסים יותר.

מהלך הפגישה



גורם חשוב שהופך מנחה לטוב הוא שמירה על אנרגיות גבוהות. המנחה צריכה לשמור על אנרגיה חיובית בחדר לאורך כל התהליך. בשביל להשיג את זה, אתם תרצו להזכיר לצוות שהם עושים עבודה מצוינת (גם אם זה לא נכון). תגרמו לצוות להאמין, בהתבסס על האמון שביססתם,  שהכול רץ כמו שצריך ומתקתק כמו שעון. דרך נוספת לשמור על אנרגיות היא לא להפנות גב לצוות. כשאתם מפנים לצוות גב, קשה להם לשמוע אתכם והם מתחילים לאבד עניין. ברגע שזה קורה, זה נהיה מאתגר מאד להחזיר את הצוות למסלול ולייצר מחדש את האנרגיות הדרושות.
אנרגיה היא תוצאה ישירה של רמות חלבון. ולכן כדאי לדאוג לחטיפים בריאים, שתיה וקפה. נסו לארגן ארוחת צהריים קלילה שתשאיר את חברי הצוות במסלול, ולא ארוחה כבדה שתעייף אותם. 

זמן להפסקה

שמירה על אנרגיות גבוהות  הולכת יד ביד עם תכנון טוב של היום. וודאו שאתם מסיימים כל חלק ביום עם הישג כלשהו. אם תסיימו עם הישג, הצוות יזכור את ההרגשה ויהיה חדור מוטיבציה להתחיל שוב. כדי שיזכרו את ההרגשה הטובה, וודאו שאתם משקפים בזריזות את ההשגים של כל שלב עם סיומו, כך שחברי הצוות יוכל להסתכל אחורה ולהתגאות בהישגים שלהם. לבסוף, חיוני שתהיו מנחים ערניים ותשימו לב לאנרגיות בחדר, על מנת שתוכלו לדעת מתי חברי הצוות זקוקים להפסקה. המטרה העיקרית היא לקדם חיוביות ולמנוע ייאוש.

התמודדות עם בעיות

כשאתם מנחים, חשוב לבסס סמכות. אתם חייבים לשלוט בחדר, ולעצור אנשים כשהם סוטים מהנושא. יש להיות נוקשים אך הוגנים. כשאתם מחלקים הוראות, וודאו שאתם ברורים וישירים. אנחנו מציעים שתסבירו בדיוק מה עושים, למה עושים את זה, ואיך צריך לעשות את זה. בצורה הזאת חברי הצוות גם יבינו את המשימה וגם יראו שאתם יודעים על מה אתם מדברים. 
טכניקה טובה נוספת היא להשתמש ברשימת מטלות, לתכנן את היום מראש, ולהיעזר בשעון עצר. שלושת הדברים האלה יגרמו לכם להיראות מוכנים יותר ובנוסף יהוו משענת שתוכלו להשתמש בה כשתרצו להמשיך ולהתקדם בתהליך (זמננו קצר...).  
טיפ נוסף לביסוס סמכות הוא לומר את הדברים החשובים שלוש פעמים. כשאתם אומרים דברים פעם אחת, רק חצי מהצוות שומע. כשאתם חוזרים על דברים פעמיים, רק 70% מהצוות שומע. אבל, כשאתם אומרים דברים שלוש פעמים, 95% מהצוות שומע! אם תהיו תכליתיים, תחזרו על הדברים החשובים ותסתמכו על החומרים שהבאתם, אתם תיראו סמכותיים.

פניני חוכמה


לשותפה שלי אורית יש המון ניסיון בהנחיה והיא אומרת שמנחה מוצלחת צריכה שיהיה לה שלוש מיומנויות הכרחיות: ״אתם צריכים יכולות ארגוניות גבוהות יכולות ביצועיות ולדעת מתי לעצור בשביל לגרום לדברים לנוע ומתי לא...״ אורית ממליצה: ״השרו אווירה נעימה ותגרמו לכולם להרגיש בנוח. תהיו מארחים. תעשו מחקר על המשתמשים והשוק ותגיעו מוכנים. ג׳ייק נאפ (ממציא הדיזיין ספרינט) מציע פשוט לצלול פנימה בבת אחת, אבל אני לא מסכימה.
אתם צריכים לדעת מתי לתת לאנשים הפסקות ומתי להרים שוב את מצב הרוח, וכמו כן, לדעת מתי לסיים כל מפגש ולסגור מעגל. אתם זקוקים לשיטות בהן אנשים ירגישו בנוח להגיד את מה שהם חושבים, ולהסיר את החשש מלהגיד את הדבר הלא נכון. הגיעו להחלטות והמשיכו הלאה.״

טיפים אחרונים

  1. אחד מהכלים החשובים ביותר של מנחה הוא חוש הומור מפותח. קשה ללמוד את זה אבל זה כנראה הכלי הכי אפקטיבי כשמנחים... ובכלל בחיים.
  2. הכישרון החשוב ביותר של המנחה הוא היכולת להקשיב ולנווט את הפגישה. כשלא מגיעים לפגישה עם ראש פתוח יכולים להכנס למלכודת. אם יש לכם העדפה אתם מוטים לכיוון מסוים שאינו בהכרח הכיוון המיטבי. כשאתם מנחים, התמקדו בלהנחות ולא בלייעץ. יכולה להיות לכם דעה, אבל צריך להשמר מלנצל את עמדת המנחה כדי לקדם את הדעה הזאת. לכן, בד״כ כדאי שמנהלת הישיבה לא תהיה זו שמקבלת את ההחלטות הסופיות.
  3. . אתם צריכים לקדם את השיח מעבר לאגו. בשביל לעשות זאת, אתם צריכים אגו מספיק מבוסס, ולזכור שזה לא המופע שלכם. אתם הגנן ששותל זרעים ונותן לתוצרת לגדול לבד. 

תגובות